Comment planifier la maintenance d’une flotte de location ?
Pour gérer la maintenance d’une flotte de location, suivez les échéances de chaque véhicule, réservez le créneau d’entretien dans le calendrier et confirmez sa remise en service avant de le proposer à nouveau. Le planning doit tenir compte du temps au garage, mais aussi du contrôle et de la préparation avant la prochaine location.
Créer une fiche d’entretien utile
Regroupez l’immatriculation, le kilométrage relevé et sa date, la dernière intervention, la prochaine échéance, le prestataire et le justificatif. Les intervalles d’entretien dépendent du constructeur, du véhicule et de son usage : appliquez le carnet d’entretien et l’avis du professionnel chargé du véhicule.
- Désigner la personne qui actualise le kilométrage après chaque retour.
- Noter le motif d’immobilisation et la date prévisionnelle de sortie.
- Conserver le coût et la facture avec la fiche du véhicule.
Bloquer le planning dès que le rendez-vous est confirmé
Une note dans un dossier ne suffit pas à empêcher une réservation. Rendez l’immobilisation visible dans le même planning que les locations. Dans Fleety, les blocages de maintenance peuvent être affichés à côté des réservations pour exclure les véhicules indisponibles.
Avant de confirmer le garage, consultez les réservations déjà engagées. Si une intervention est nécessaire plus tôt, contactez les clients concernés et cherchez une solution de remplacement sans vendre simultanément le même véhicule à deux clients.
Exemple : une intervention avant un départ aéroport
Scénario fictif : une voiture est au garage mardi de 9 h à 15 h et un départ est prévu à 16 h. Si le trajet, le contrôle et le nettoyage demandent deux heures, la réservation n’est pas compatible, même si le garage annonce une sortie à 15 h. Préparez une autre voiture ou convenez d’un autre créneau avec le client.
Si le garage prolonge l’intervention, modifiez le blocage et prévenez le responsable du départ. Ne libérez pas la voiture uniquement parce que l’heure prévisionnelle est passée.
Valider la remise en service
Désignez qui vérifie la fin d’intervention, les documents et la préparation avant de passer le véhicule à disponible. Cette étape relie l’information du garage au travail du comptoir. Un doute sur l’état du véhicule doit être traité par le professionnel compétent avant sa remise au client.
Mesurer ce que l’immobilisation change
Suivez séparément le coût d’entretien et les jours d’immobilisation. Exemple fictif : sur 30 jours, une voiture est louée 18 jours et immobilisée 3 jours. Son utilisation sur jours calendaires est de 18 / 30 = 60 %. Sur jours disponibles, elle est de 18 / 27 ≈ 66,7 %. Indiquez toujours le dénominateur pour ne pas améliorer artificiellement un indicateur en retirant les jours difficiles.